Privatlivspolitik for LIFA A/S

Dataansvarlig

LIFA A/S
Lucernemarken 1
5260 Odense S
CVR-nr.: 20937289
Telefon: 63136800
E-mail: land@lifa.dk

Introduktion

For at kunne levere kerneydelser i forskellige sammenhænge for eksempel matrikulære sager, areal- og rettighedsspørgsmål, tinglysning og dataanalyser, er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle på vegne af vores kunder. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at synliggøre, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til.

Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller din repræsentant, f.eks. advokat eller ejendomsmægler, har udleveret til os i forbindelse med en ydelse, eller som LIFA A/S har ret til at indsamle fra offentlige registre.

Vi skal have adgang til de pågældende oplysninger i forbindelse med vores ydelser og leve op til forpligtelserne, der fremgår af lovgivningen, som vi er underlagt i forbindelse med ændringer eller verificering af ejerforhold eller ejendomsgrænser. Dette kan f.eks. være lovgivningen vedrørende udstykning, tinglysning m.fl.

Typisk drejer det sig om følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefon, e-mail
  • Ejendoms- og matrikeldata
  • CPR-nummer (kun hvor lovgivningen kræver det)
  • Information om pant og lån (ved matrikulære arbejder, ekspropriation og tinglysning)
  • Diverse offentlige registre (SVUR, Matrikel, BBR, Plan, CVR, DMR ejerfortegnelse mfl.)

Listen er ikke udtømmende og der kan, afhængig af ydelsen, forekomme yderligere forhold, som er relevante.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger

Vores behandling af dine personoplysninger finder kun sted, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordning (EU) 2016/679. Vores hjemmel til at behandle personoplysninger afhænger af de konkrete omstændigheder og ydelser. Det vil typisk ske i følgende situationer:

a) Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for de konkrete personoplysninger dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan altid trækkes tilbage ved at kontakte os. Såfremt samtykket trækkes tilbage, slettes personoplysningerne, der behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles for eksempel for at overholde en retlig forpligtelse.

b) Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med den registrerede person, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, første led.

c) Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

d) Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt, jf. artikel 6, stk. 1, litra e.

e) Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver kun persondata, når det er nødvendigt:

  • Til offentligt myndigheder f. eks Geodatastyrelsen, kommuner og tinglysning
  • Til samarbejdspartnere f.eks advokater og entreprenører, når det er relevant for opgavens udførelse
  • Til databehandlere, som bistår med IT og hosting, og som vi har indgået databehandleraftaler med
  • Hvor vi anser at det er i den registreredes interesse, at deres oplysninger videregives i forbindelse med sagsbehandling til primære og sekundære lodsejere

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for LIFA A/S, hvis vi har dit samtykke, eller hvis det er nødvendigt for at:

  • Overholde gældende lovgivning, bestemmelser, sagsanlæg, retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder etc.
  • Overholde gældende lovgivning for så vidt angår lodsejer- og naboinddragelse for private aktører og offentlige myndigheder.

Listen er ikke udtømmende og der kan, afhængig af ydelsen, forekomme yderligere videregivelse af persondata, som er relevant for ydelsen eller i forbindelse med gældende lovgivning.

Tidsfrister for sletning/opbevaring

Sagsakter med personoplysninger opbevares i 5 år, eller så længe det er nødvendigt for formålet og i henhold til gældende lovgivning, herunder bogføringsloven og forældelsesloven. Tekniske dokumenter opbevares i henhold til arkivloven.

Den registrerede har ret til at få sine personoplysninger slettet uden unødig forsinkelse, hvis et af følgende gør sig gældende:

  • At personoplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, som de er blevet indsamlet til
  • Den registrerede trækker det samtykke, som er grundlaget for behandlingen, tilbage
  • Den registrerede gør indsigelser mod behandlingen og der ikke foreligger legitim interesse, som går forud for indsigelsen
  • Personoplysninger er blevet behandlet ulovligt
  • Personoplysninger skal slettes for at overholde EU og national lovgivning
  • Personoplysninger indsamlet i forbindelse med udbud af informationssamfundstjenester

Såfremt personoplysninger er blevet offentliggjort, forpligter LIFA sig til at foretage rimelige foranstaltninger, i det omfang det er teknisk og økonomisk muligt, at underrette de dataansvarlige om, at den registrerede har anmodet om at blive slettet.

Dine rettigheder

I forbindelse med vores behandling og opbevaring af personoplysninger har du ret til:

  • Indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • At få rettet urigtige oplysninger
  • At få slettet oplysninger
  • At gøre indsigelse mod behandling
  • At få dine oplysninger udleveret
  • At tilbagekalde et samtykke

Du kan kontakte os for at udøve dine rettigheder. Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Vi vedligeholder vores systemer på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores systemer, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Klageadgang

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet. Her kan du også læse mere om dine rettigheder som registreret: Sådan klager du

Informationssikkerhed

Vi har trukket følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte persondata mod uautoriseret adgang, tab og misbrug:

  • Firewall, der regulerer adgang til alle IT-systemer.
  • Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Anvendelse af egne og branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på LIFA A/S’ vegne.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning i sikker behandling og opbevaring af personoplysninger for personale med adgang til informationssystemer.
  • Årlig risikovurdering
  • Løbende awareness træning om informationssikkerhed

Ændringer

Vi forbeholder os retten til løbende at ændre og opdatere vores privatlivspolitik. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på www.lifa.dk.

Kontaktoplysninger vedrørende persondata

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til os. Alle henvendelser vedrørende persondata kan rettes til land@lifa.dk.