Whistleblowerpolitik

Whistleblower portal: https://whistleblower.gapsolutions.dk/whistleblower/lifa

Formål

Formålet med denne whistleblowepolitik er at sikre, at medarbejdere og samarbejdspartnere trygt og fortroligt kan indberette alvorlige forhold i LIFA. Politikken har desuden til formål at skabe en gennemsigtig og etisk kultur, samt sikre overholdelse af gældende lovgivning.

Hvem kan indberette?

Følgende personer kan benytte LIFAs whistleblowerordning:

  • Medarbejdere
  • Tidligere medarbejdere
  • Samarbejdspartnere, leverandører og underleverandører
  • Aktionærer og bestyrelsesmedlemmer

Hvad kan indberettes?

Du kan indberette følgende forhold under denne whistleblowerordning:

  • Alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold på arbejdspladsen. Hvad, der udgør en alvorlig overtrædelse, beror på en konkret vurdering, men det kan fx være:
  • Alvorlige lovovertrædelser fx korruption, bedrageri, miljøovertrædelser o. lign.
  • Alvorlige forhold, som truer LIFAs integritet eller sikkerhed
  • Forsøg på at skjule sådanne forhold
  • Overtrædelser af EU-retten, som defineret i artikel 2 stk. 1 i EU’s whistleblowerdirektiv.

Listen er ikke udtømmende.

Hvad kan ikke indberettes gennem whistleblowerordningen?

Whistleblowerordningen er et supplement til den normale dialog mellem medarbejdere og ledelse.

Whistleblowerordningen kan derfor ikke anvendes til at indberette:

  • Personlige utilfredsheder
  • Lønforhold
  • Samarbejdsvanskeligheder
  • Overtrædelse af ryge- eller alkoholpolitik
  • Sygefravær
  • Andre personaleforhold

Listen er ikke udtømmende.

Whistleblowerordningen må ikke anvendes til beskyldninger, indberetter skal derfor være i god tro. Er indberetning i ond tro, og indberetningen viser sig at være et udslag af personlige negative følelser, hævnlyst mv., kan en ubegrundet indberetning få ansættelsesretlige konsekvenser for indberetteren, hvis denne kan identificeres.

Hvordan indberetter jeg?

Indberetninger kan kun ske skriftligt via LIFAs whistleblowerportal, hvor det er muligt at vælge at være anonym, hvis dette ønskes.

Behandling, fortrolighed og anonymitet

LIFA behandler alle oplysninger, modtaget gennem whistleblowerordning, fortroligt. Hvis du vælger at foretage en ikke-anonym indberetning, behandler vi indberetningen fortroligt i videst muligt omfang. Hvis den ikke-anonyme indberetning medfører, at der indledes en retssag mod den eller de personer, indberetningen angår, kan du dog blive indkaldt som vidne i retssagen. LIFA kan i disse tilfælde ikke garantere, at din identitet forbliver anonym eller fortrolig.

Der kan være tilfælde, hvor enkeltpersoner muligvis ikke kan forblive anonyme under undersøgelsen eller dele af undersøgelsen. Dette kan ske hvis:

  • En politirapport indleveres eller åbnes
  • Undersøgelsen fører til, at der anlægges en sag for retten
  • Du som indberetter, bliver tilbudt specielle behandlinger under forløbet, som fx orlov.

Sikker postkasse

Når du foretager en indberetning, har du samtidig muligheden for at oprette en ”sikker postkasse”. Denne postkasse kan du bruge til at fremsende yderligere dokumentation vedrørende din indberetning.

Undersøgeren af en indberetning har også mulighed for at stille spørgsmål til indberetningen eller efterspørge dokumentation fra dig som indberetter. Enhver dialog foretaget gennem den sikre postkasse er anonym, men brugen af den sikre postkasse beror alene på din villighed som indberetter til at logge ind og besvare disse spørgsmål.

Når du opretter en sikker postkasse, er det meget vigtig, at du husker at gemme linket, der bliver genereret til dig, da vi ikke har mulighed for at fremskaffe det efterfølgende.

Håndtering af indberetninger

I LIFA behandles alle indberetninger af den udpegede whistlebloweransvarlige, som undersøger indholdet nærmere eller beslutter, om indberetningen skal afvises eller henlægges.

Omhandler indberetningen den whistlebloweransvarlige, vil indberetningen blive videregivet til et uvildigt medlem af ledelsen, som foretager den nødvendige undersøgelse af forholdet.

Som indberetter modtager du feedback inden for 3 måneder efter bekræftelsen af modtagelsen.

Du vil altid modtage feedback, medmindre dette ikke kan lade sig gøre, fordi du har valgt at indberette anonymt. På baggrund af sagens konkrete omstændigheder kan vi have behov for at forlænge svarfristen til 6 måneder. Skulle dette være tilfældet, får du besked af whistleblowerenheden inden for 3-månedersfristen.

Hvis undersøgelsen er tilstrækkelig, underbygget og viser kritisable forhold, indfører vi passende tiltag. Dette kan fx være ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner såsom advarsel eller afskedigelse, anmeldelse til politiet og eventuelt retssager mod den person, der er under mistanke for at have begået en lovovertrædelse eller lignende.

Alle indberetninger dokumenteres og opbevares i 5 år.

Din beskyttelse som indberetter

Når der indberettes til Whistleblowerordningen i god tro, tildeles indberetter en særlige beskyttelse. En indberetter pålægges således ikke ansvaret for:

  • Afsløring af fortrolige oplysninger, hvis du er i god tro om nødvendigheden af oplysningerne, for at afdække lovovertrædelser eller alvorlige forhold.
  • Fremskaffelse af oplysninger, medmindre dette i sig selv udgør en strafbar handling, såsom
    • Hacking eller uberettigede aflytninger.
    • Brud på eventuelle tavshedspligter eller kontraktbestemmelser.

Listen er ikke udtømmende.

Ydermere er indberetter i god tro beskyttet imod repressalier, herunder trusler eller forsøg på trusler.

Eksempler på repressalier kan være:

  • Afskedigelser, suspension, afbrydelse af midlertidigt samarbejde mv.
  • Ændringer i din arbejdsmæssige position, opgaver, arbejdstid eller lønforhold
  • Degradering eller undladt forfremmelse
  • Negativ tilbagemelding på performance
  • Enhver form for chikane både verbal og nonverbal
  • Udelukkelse fra medarbejderaktiviteter
  • Andre skadelige handlinger imod dig eller personer tæt på dig
  • Tilbagekaldelse af licenser eller tilladelser.

Listen er ikke udtømmende.

IT-sikkerhed

Indberetningssystemet er hostet hos GapSolutions A/S, som er ISO 27001 og ISAE 3000 certificeret og garanterer for sikkerheden og anonymiteten i systemet. GapSolutions A/S har truffet de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hæderligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at uvedkommende får kendskab til eller kan misbruge personoplysningerne.

Håndteringen af personoplysninger er underlagt strenge kontroller og procedurer. Al datatransmission og lagring af data sker krypteret. Platformen logger ikke IP-adresser eller udstyr-ID og benytter ikke cookies.

Hvis indberetning foretages fra en computer, der er på organisationens netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget i browserens historik og/eller LIFAs log. Indberetter kan undgå denne logning ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på LIFAs netværk.

Hvis indberetter uploader dokumenter, skal indberetter være opmærksom på, at disse kan indeholde metadata eller oplysninger, der kan kompromittere din identitet som indberetter. Derfor bør indberetter sikre, at eventuelle kompromitterende metadata eller oplysninger er fjernet fra et dokument, før det uploades.

Behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger i forbindelse med whistleblowerordningen er beskrevet i vores privatlivspolitik for whistleblowerordning.

Spørgsmål

Hvis du har spørgsmål om whistleblowerordningen, kan du kontakte: HR@lifa.dk